Groepsadministratie voor dummies

Hieronder hebben we een poging gedaan om te verhelderen wat de groepsadministratie juist inhoudt, waar dat beest vandaan komt en waar het voor dient.
 

Laat ons beginnen bij het begin: als Vlaamse scouts behoren wij, samen met een ruwe vijfhonderd andere groepen, tot de overkopelende scoutingfederatie Scouts & Gidsen Vlaanderen (S&GV). Voor zij die van de oude stempel zijn: tot 2006 was dat nog het Vlaams Verbond van Katholieke Scouts en Meisjesgidsen (VVKSM). De taak van S&GV is tweeledig: enerzijds ondersteunt zij haar scoutsgroepen met raad en daad op vlak van kampen, verzekeringen, noodsituaties,... Anderzijds voorziet deze organisatie elke scoutsgroep van een zeker toeziend oog, die het wel en wee van de groep in de gaten houdt en bijstuurt waar nodig. Voor meer informatie: https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/ en/of https://nl.wikipedia.org/wiki/Scouts_en_Gidsen_Vlaanderen.

De groepsadministratie (GA) kan worden beschouwd als de administratieve dienst van S&GV. Het komt erop neer dat dat één grote database is, waarin alle scouts en gidsen in Vlaanderen staan geregistreerd met hun persoonlijke gegevens (geen nood: op de leiding van onze groep en enkele mensen bij GA heeft niemend anders toegang tot de gegevens van uw kind(eren)). De registratie van uw zoon of dochter gebeurt standaard door de (groeps)leiding. Eens die in orde is, zal zoon-/dochterlief voortaan verzekerd zijn op alle activiteiten in scoutsverband (maar bvb. niet op de Kaas- en Dansavond).

Echter is daarmee de kous nog niet af: u dient zelf een GA-account aan te maken en nog een (kleine) berg gegevens in orde te brengen. Dit wordt hieronder in een (erg groot) aantal stappen uitgelegd:
 

  1. Surf naar https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/ (indien u reeds een account heeft, ga dan meteen naar stap 10!)
  2. Klik in de rechterbovenhoek op ‘Registreren’
  3. Vul deze gegevens in en kies een gebruikersnaam (indien meerdere kinderen, moet je telkens een andere gebruikersnaam maken)
  4. Normaal ken je op dat moment je lidnummer nog niet, vul dus je postcode in
  5. Klik onderaan op ‘Scouts en Gidsen Vlaanderen login aanmaken’
  6. Mocht u een foutmelding krijgen, dan heeft u misschien het ‘verkeerde’ e-mailadres gebruikt (wij kiezen arbitrair het hoofd-e-mailadres per lid), probeer het dan eens met het andere e-mailadres (van de papa als u de mama bent, of omgekeerd)
  7. Controleer uw inbox, als het goed is zit er een mail in met een link om uw wachtwoord in te stellen
  8. Maak uw wachtwoord aan
  9. Surf opnieuw naar https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/
  10. Klik rechtsboven op ‘Aanmelden’
  11. Meld u aan met uw versgemaakte gebruikersnaam en wachtwoord
  12. Klik in het midden van de bruine balk boven op ‘Groepsadministratie’
  13. Meld u aan met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord
  14. Dan komt u op het overzicht van uw kind, klik dan bovenaan op het tabblad ‘Persoonsgegevens’, de belangrijkste pagina
  15. Controleer hier zeker en vast of wij alles goed hebben ingevuld, en vul aan waar nodig
  16. Klik bovenaan het tabblad ‘Individuele steekkaart’ aan
  17. Vul de individuele steekkaart zo goed en waarheidsgetrouw mogelijk in
     

De individuele steekkaart, waarvan hier sprake is, is een fiche waarop een groot aantal diverse gegevens gegroepeerd zijn. Dit gaat van medische gegevens (vb. allergieën) tot thuisgewoonten (vb. vegetarisch) tot aandachtspunten (vb. bedplassen) tot ... Het ziet eruit als een heleboel formaliteiten, maar ze zijn stuk voor stuk erg belangrijk om uw kind op de beste manier van zorg op maat te voorzien. Bovendien kunnen ze erg belangrijk zijn in noodsituaties!
 

Mocht u na het lezen nog vragen hebben, maakt u gerust gebruik van het contactformulier!

 

Stevige scoutslinker

Leiding Scouts Brakel-Lierde